จป. อยากรู้ เทคนิคการทำ Safety Talk อย่างไรให้ได้ทั้งกิจกรรมส่งเสริมความปลอดภัย และเอกสารสำหรับเข้าเล่มรายงาน วันนี้ jorporHnoy จะมาแชร์ประสบการณ์ การจัดทำกิจกรรม Safety Talk เผื่อเป็นแนวทางให้สมาชิกนำไปปรับใช้ครับ
Safety Talk หรือ สนทนาความปลอดภัย เป็นกิจกรรมหนึ่ง ที่ช่วยในการย้ำเตือน แจ้งข่าวสารต่างๆ ให้พนักงานรับทราบ ตระหนักและให้ความสำคัญ ต่อเรื่อง "ความปลอดภัยในการทำงาน" ซึ่งมีการเรียกชื่อแตกต่างกันไป เช่น Safety Talk, Toolbox Talk, Morning Talk, KYT เป็นต้น
การจัดเตรียม
อันดับแรกเลย คือ สิ่งที่จะต้องจัดเตรียมใน เทคนิคการทำ Safety Talk ในแบบฉบับ jorporHnoy ซึ่งมีหัวข้อย่อยที่ต้องทำ ดังนี้
++> จัดทำแผนงาน อาจจะเป็นแผนปี หรือ เป็นช่วงกิจกรรมก็ได้ ขึ้นอยู่กับแต่ละสถานประกอบกิจการ (ตัวอย่างแผนงาน ดาวน์โหลดได้ที่หน้า แบบฟอร์ม ซึ่งอยู่ในเมนู ดาวน์โหลดกฎหมายความปลอดภัย)
++> จัดทำเอกสารเนื้อหา เรื่องที่จะพูด Safety Talk (ตัวอย่างการจัดทำเอกสารเนื้อหาตามรูป หรือ สมาชิก Premium ดาวน์โหลดไฟล์ Word ได้ที่หน้า แบบฟอร์ม)
++> มีเอกสาร สำหรับให้พนักงานลงชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรม
++> มีภาพถ่าย หรือวีดีโอ ในขณะที่เราดำเนินการทำ Safety Talk
++> มีการตั้งเป็นเป้าหมาย หรือ KPI เช่น ดำเนินการ ได้ครบ 100% ตามแผน, มีพนักงานเข้าร่วมได้เกิน 95% ของพนักงานในหน่วยงาน, เป็นต้น
++> มีการประเมินผล เป็นระยะๆ ถ้าไม่ได้ตามเป้าหมาย ก็มีกระบวนการในการปรับปรุง-ปรับเปลี่ยน-แก้ไข โดยใช้หลักการ P-D-C-A ที่เราคุ้นเคย
เทคนิคการพูด
อันดับที่สอง คือ เทคนิคการพูด ซึ่งเป็น หลักสำคัญในการทำ Safety Talk มีอะไรบ้าง?
>> มีสื่อประกอบในการพูด เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น อาจจะมีภาพประกอบ, มีอุปกรณ์ประกอบการพูด เช่น อุปกรณ์ PPE
>> สั้น - กระชับ ในการพูดในแต่ละครั้ง แนะนำให้ใช้เวลาประมาณ 10 - 20 นาที
>> เน้น-ย้ำ ในการพูดให้เน้นย้ำซ้ำๆ ในประเด็นสำคัญ หรือ ประเด็นหลัก
>> เรื่องที่จะนำมาพูด แนะนำเป็นเรื่องใกล้ตัว - สถานการณ์ปัจจุบัน หรือ เคสอุบัติเหตุที่เคยเกิดขึ้น
>> ให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม ในการทำกิจกรรม จะสามารถดึงผู้ฟัง หรือ พนักงานเข้าร่วมกิจกรรมได้ดีขึ้น
>> เน้นให้พูดในเชิงบวก (ทำแล้วตัวเขาจะได้ประโยชน์อะไร)
>> อย่าตำหนิใคร ในที่สาธารณะ อย่าพูดในเชิงต่อว่า หรือตำหนิ บุคคลใด บุคคลหนึ่ง
ใครจะเป็นคนพูด
อันดับที่สาม คือ คนที่จะพูด Safety Talk ใครจะเป็นคนพูด? ต้องพูดทุกเดือนไหม?
+++ประเด็นตรงนี้ ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว ขึ้นอยู่กับบริบทขององค์กร เช่น มีจป. วิชาชีพกี่คน, เป็นโรงงานขนาดเล็ก - ขนาดใหญ่ , มีกี่หน่วยงาน, ตั้งเป้าหมายในการทำกิจกรรม Safety Talk อย่างไร?
เช่น จอปอหน่อย เคยเป็น จป. โรงงานพนักงาน พันกว่าคน ก็จะทำ Plan จัดทำแยกแต่ละหน่วยงาน โดยภายใน ๒ เดือนต้องเข้าไปให้ครบตามแผน พอมาทำโรงงานเล็กพนักงานไม่ถึงร้อย ก็จัดรวมทีเดียวทั้งโรงงาน ยกเว้นประเด็นเฉพาะก็จะจัดแยกเฉพาะหน่วยงานนั้นๆ
+++ คนที่จะพูดก็มีตั้งแต่ จป. วิชาชีพ , จป.หัวหน้างาน, จป.บริหาร , หรือแม้แต่เพื่อนพนักงานก็พูดได้ เพียงแต่ต้อง "เลือกหัวข้อพูดให้เหมาะสมกับคนที่พูด" และมีหลักให้คำนึงถึงอยู่สองประโยชน์ คือ
ผู้ฟังมัก "ตั้งใจฟัง" คนแปลกหน้ามากกว่าคนกันเอง
ผู้ฟังมัก "เกรงกลัว" หัวหน้างานมากกว่าคนอื่น
ซึ่งเทคนิคการพูดนี้ ทุกคนสามารถฝึกฝน ฝึกพูดกันได้
สรุปตอนจบ
ในตอนจบส่งท้าย แนะนำให้สรุปเนื้อหา ที่พูดมาทั้งหมด 10-20 นาทีนั้น มาเป็นข้อที่ต้องปฏิบัติ เป็นประโยคสั้นๆ ได้ใจความ (เพิ่มความคล้องจอง ให้จดจำได้ง่าย ยิ่งดี)
เพื่อให้ผู้ฟัง - ผู้อ่าน - จดจำและนำไปปฏิบัติ เช่น
"ชุดเครื่องเชื่อมแก๊ส ต้อง ติดตั้งอุปกรณ์ป้องกันไฟย้อนกลับ ทุกเครื่อง"
"เครื่องเชื่อมแก๊ส ต้อง ตรวจสอบทุกวัน และ อบรมผู้ใช้ทุกคน"
"ห้าม! หยอกล้อเล่นกันขณะปฏิบัติงาน"
ในเทคนิคการบริหารจัดการ กิจกรรม Safety Talk ให้มีประสิทธิภาพตามวัตถุประสงค์ ก็ใช้การผสมผสานระหว่าง "ศาสต์และศิลป์" ก็ฝึกฝนกันได้ด้วยประสบการณ์
ไม่ว่าจะเป็นการพูด ต่อหน้ากลุ่มผู้ฟัง หรือ การจัดทำเอกสาร Safety Talk ครับ
ไปหน้าสารบัญ "บทความ Safety"
